هڪ آجر جي طور تي، اهو ضروري آهي ته توهان جي ملازمن جي ڊيٽا کي صحيح طور تي ذخيرو ڪريو. ائين ڪرڻ ۾، توهان کي ملازمن جي ذاتي ڊيٽا جي ملازمن جي رڪارڊ رکڻ جي پابند آهي. اهڙي ڊيٽا کي محفوظ ڪرڻ وقت، پرائيويسي ايڪٽ جنرل ڊيٽا پروٽيڪشن ريگيوليشن (AVG) ۽ عمل درآمد ايڪٽ جنرل ڊيٽا پروٽيڪشن ريگيوليشن (UAVG) کي ضرور حساب ۾ رکيو وڃي. AVG ذاتي ڊيٽا جي پروسيسنگ جي سلسلي ۾ نوڪر تي ذميواريون لاڳو ڪري ٿو. هن چيڪ لسٽ ذريعي، توهان کي معلوم ٿيندو ته ڇا توهان جي عملدار فائلن جي ضرورتن جي تعميل ڪن ٿا.
- هڪ عملدار فائل ۾ ڪهڙي ڊيٽا پروسيس ٿي سگهي ٿي؟
مکيه قاعدو جيڪو پيروي ڪيو ويو آهي اهو آهي ته صرف ضروري ڊيٽا کي عملي جي فائل جي مقصد لاء شامل ڪري سگهجي ٿو: ملازم سان ملازمت جي معاهدي جي مناسب ڪارڪردگي.
ڪنهن به صورت ۾، 'عام' ذاتي ڊيٽا رکيو ويندو جهڙوڪ:
- نالو؛
- پتو ؛
- ڄم جي تاريخ؛
- پاسپورٽ / سڃاڻپ ڪارڊ جي ڪاپي؛
- BSN نمبر
- دستخط ٿيل ملازمت جي معاهدي سميت ملازمت جا شرط ۽ ضابطا ۽ ضميمه؛
- ملازم جي ڪارڪردگي ۽ ترقي جي ڊيٽا، جهڙوڪ تشخيص رپورٽون.
نوڪر شايد عملدار فائل کي وڌائڻ لاءِ چونڊي سگھن ٿا ٻين ڊيٽا کي شامل ڪرڻ لاءِ جيئن ته نوڪر جا ذاتي نوٽس، غير حاضري جو رڪارڊ، شڪايتون، ڊيڄاريندڙ، انٽرويو جا رڪارڊ وغيره.
هڪ آجر جي طور تي، اهو ضروري آهي ته هن ڊيٽا کي باقاعدي طور تي تازه ڪاري ڪرڻ لاءِ قانوني برقرار رکڻ واري دور جي حوالي سان درستي ۽ درستگي کي جاري رکڻ لاءِ.
- جڏهن 'عام' ذاتي ڊيٽا کي عملدار فائل ۾ پروسيس ڪري سگهجي ٿو؟
هڪ آجر کي غور ڪرڻ گهرجي ته ڪڏهن ۽ ڪهڙي 'عام' ذاتي ڊيٽا کي پرسنل فائل ۾ محفوظ ڪري سگهجي ٿو. آرٽيڪل 6 AVG تحت، نوڪر 6 سببن ذريعي پرسنل فائل ۾ 'عام' ذاتي ڊيٽا محفوظ ڪري سگھن ٿا. انهن سببن ۾ شامل آهن:
- ملازم کي پروسيسنگ جي رضامندي ڏني آهي؛
- پروسيسنگ ملازم (روزگار) معاهدي جي عمل لاء ضروري آهي؛
- پروسيسنگ ضروري آهي ڇو ته هڪ قانوني ذميواري آهي جيڪو ملازم تي واجب آهي (جهڙوڪ ٽيڪس ادا ڪرڻ ۽ مدد ڏيڻ)؛
- پروسيسنگ ضروري آهي ته ملازم جي اهم مفادن جي حفاظت ڪرڻ يا ڪنهن ٻئي قدرتي شخص (هڪ مثال ادا ڪري ٿو جڏهن سخت خطرو موجود آهي پر ملازم ذهني طور تي رضامندي ڏيڻ جي قابل ناهي)؛
- عوامي مفاد/عوامي حڪم لاءِ پروسيسنگ ضروري آهي؛
- پروسيسنگ ضروري آهي ته ملازمن يا ٽئين پارٽي جي جائز مفادن کي پورو ڪرڻ لاءِ (سواءِ جتي ملازم جا مفاد آجر جي جائز مفادن کان وڌيڪ هجن).
- ڪهڙي ڊيٽا کي عملدار فائل ۾ پروسيس نه ٿيڻ گهرجي؟
ان کان علاوه 'عام' ڊيٽا جيڪي فائل ۾ شامل ڪيا ويا آهن، اتي پڻ ڊيٽا آهن جيڪي (عام طور تي) شامل نه ٿيڻ گهرجن ڇاڪاڻ ته اهي فطرت ۾ خاص طور تي حساس آهن. اهي آهن 'خاص' ڊيٽا ۽ شامل آهن:
- عقيدا؛
- جنسي تعلق؛
- نسل يا قوميت؛
- طبي ڊيٽا (بشمول جڏهن رضاڪارانه طور تي ملازم طرفان مهيا ڪيل).
'خاص' ڊيٽا صرف 10 استثنان ۾ AVG تحت ذخيرو ٿي سگھي ٿو. مکيه 3 استثنا هن ريت آهن:
- ملازم کي پروسيسنگ لاء واضح رضامندي ڏني آهي؛
- توهان ذاتي ڊيٽا تي عمل ڪريو ٿا جيڪو ملازم پاڻ کي مقصد سان ظاهر ڪيو آهي؛
- پروسيسنگ ضروري آهي عوامي مفادن جي اوسر لاءِ (هڪ ڊچ قانوني بنياد گهربل آهي انهي کي سڏڻ لاءِ).
- عملدار فائل سيڪيورٽي قدمن
اهلڪارن جي فائل کي ڏسڻ جي اجازت ڪنهن کي آهي؟
عملدار فائل صرف انهن ماڻهن طرفان ڏسي سگهجي ٿو جن لاءِ ڪم ڪرڻ لاءِ رسائي ضروري آهي. انهن ماڻهن ۾ شامل آهي، مثال طور، ملازم ۽ HR کاتي جا ملازم. ملازم پاڻ کي پڻ حق حاصل آهي ته هو پنهنجي عملي جي فائل کي ڏسي ۽ غلط معلومات ۾ ترميم ڪري.
فائل لاء سيڪيورٽي گهرجون
ان کان علاوه، اهو ضروري آهي ته اڪائونٽ ۾ رکڻ گهرجي ته AVG عملي فائلن جي ڊجيٽل يا پيپر اسٽوريج تي گهرجون لاڳو ڪري ٿي. هڪ آجر جي حيثيت ۾، توهان ملازمن جي رازداري جي حفاظت لاءِ اپاءَ وٺڻ جا پابند آهيو. ان ڪري فائل کي سائبر ڪرائم، غير مجاز رسائي، ترميم يا حذف ڪرڻ جي خلاف محفوظ ڪيو وڃي.
- اسٽاف فائل برقرار رکڻ جي مدت
AVG ٻڌائي ٿو ته ذاتي ڊيٽا کي محدود عرصي تائين رکي سگهجي ٿو. ڪجهه ڊيٽا هڪ قانوني برقرار رکڻ جي مدت جي تابع آهي. ٻين ڊيٽا لاء، نوڪر کي ڊيٽا جي درستگي کي ختم ڪرڻ يا وقتي جائزو وٺڻ لاء وقت جي حد مقرر ڪرڻ جي ضرورت آهي. AVG چوي ٿو ته مناسب قدمن کي يقيني بڻائڻ گهرجي ته غلط ڊيٽا فائل تي رکيل آهي.
اسٽاف فائل برقرار رکڻ جي مدت بابت وڌيڪ ڄاڻڻ چاهيو ٿا؟ پوء اسان جو بلاگ پڙهو ملازم فائل برقرار رکڻ جي مدت.
ڇا توهان جو عملدار فائل مٿي ڏنل فهرستن جي ضرورتن کي پورو ڪري ٿو؟ پوءِ امڪان آھن ته اھو AVG مطابق آھي.
جيڪڏهن، هن بلاگ کي پڙهڻ کان پوء، توهان اڃا تائين هڪ عملي فائل بابت يا AVG بابت سوال آهن، مهرباني ڪري اسان سان رابطو ڪريو. اسان جي روزگار جا وڪيل توهان جي مدد ڪرڻ لاء خوش ٿيندو!