ملازمت ڪندڙ وقت سان گڏ پنهنجن ملازمن تي تمام گهڻو ڊيٽا تي عمل ڪن ٿا. هي سڀ ڊيٽا هڪ اهلڪار فائل ۾ محفوظ آهي. هي فائل اهم ذاتي ڊيٽا تي مشتمل آهي، ۽ انهي سبب لاء، اهو ضروري آهي ته اهو محفوظ ۽ صحيح طريقي سان ڪيو وڃي. ملازمن کي ڪيتري وقت تائين اجازت آهي (يا، ڪجهه حالتن ۾، گهربل) هن ڊيٽا کي رکڻ لاءِ؟ هن بلاگ ۾، توهان وڌيڪ پڙهي سگهو ٿا عملي جي فائلن جي قانوني برقرار رکڻ جي مدت ۽ ان سان ڪيئن معاملو ڪجي.
هڪ اهلڪار فائل ڇا آهي؟
جيئن مٿي ذڪر ڪيو ويو آهي، هڪ آجر اڪثر ڪري پنهنجي ملازمن جي عملي ڊيٽا سان معاملو ڪرڻو پوندو. هن ڊيٽا کي صحيح طور تي محفوظ ڪيو وڃي ۽ پوء تباهه ڪيو وڃي. اهو عملدار فائل ذريعي ڪيو ويندو آهي. ھن ۾ شامل آھي ملازمن جا نالا ۽ پتو جا تفصيل، ملازمت جا معاهدا، ڪارڪردگي رپورٽون، وغيره. انهن ڊيٽا کي لازمي طور تي AVG ضابطن جي پيروي ڪرڻ جي ضرورتن سان عمل ڪرڻ گهرجي، ۽ هڪ خاص وقت تائين رکيو وڃي.
(جيڪڏهن توهان ڄاڻڻ چاهيو ٿا ته ڇا توهان جي عملدار فائل AVG جي گهرجن کي پورو ڪري ٿي، اسان جي پرسنل فائل کي ڏسو AVG چيڪ لسٽ هتي)
ملازم ڊيٽا جي برقرار رکڻ
AVG ذاتي ڊيٽا لاءِ مخصوص برقرار رکڻ وارو دور نٿو ڏئي. عملي فائل جي برقرار رکڻ واري مدت جو ڪو به سڌو جواب نه آهي، ڇاڪاڻ ته اهو مختلف قسم جي (ذاتي) ڊيٽا تي مشتمل آهي. ڊيٽا جي هر درجي تي هڪ مختلف برقرار رکڻ وارو دور لاڳو ٿئي ٿو. اهو پڻ متاثر ڪري ٿو ته ڇا ماڻهو اڃا تائين هڪ ملازم آهي، يا ملازمت ڇڏي ويو آهي.
برقرار رکڻ جي مدت جا زمرا
جيئن مٿي بيان ڪيو ويو آهي، پرسنل فائل ۾ ذاتي ڊيٽا جي برقرار رکڻ سان لاڳاپيل مختلف برقرار رکڻ وارا دور آهن. غور ڪرڻ لاءِ ٻه معيار آهن، يعني ڇا هڪ ملازم اڃا ملازم آهي، يا نوڪري ڇڏي ويو آهي. هيٺ ڏنل ڏيکاري ٿو جڏهن ڪجهه ڊيٽا کي تباهه ڪيو وڃي، يا بلڪه برقرار رکيو وڃي.
موجوده عملدار فائل
ڪو به مقرر ٿيل برقرار رکڻ وارو مدو مقرر نه ڪيو ويو آهي ڊيٽا لاءِ موجود هڪ ملازم جي موجوده پرسنل فائل ۾ جيڪو اڃا تائين ملازم آهي. AVG صرف ملازمن تي هڪ ذميواري لاڳو ڪري ٿو عملي فائلن کي 'تاريخ تائين' رکڻ لاءِ. هن جو مطلب اهو آهي ته نوڪر پاڻ کي پابند آهي ته وقتي طور تي عملي جي فائلن جي نظرثاني ۽ پراڻي ڊيٽا جي تباهي لاء هڪ آخري وقت مقرر ڪيو وڃي.
درخواست جا تفصيل
درخواست ڪندڙ سان لاڳاپيل ايپليڪيشن ڊيٽا جنهن کي نوڪري نه ڏني وئي آهي، درخواست جي طريقيڪار جي اختتام کان پوء وڌ ۾ وڌ 4 هفتن اندر تباهه ڪيو وڃي. ڊيٽا جيئن ته هڪ ترغيب يا درخواست خط، CV، رويي تي بيان، درخواست ڏيندڙ سان خط و ڪتابت هن درجي هيٺ اچي ٿي. درخواست ڪندڙ جي رضامندي سان، اهو ممڪن آهي ته ڊيٽا کي 1 سال تائين رکڻ لاء.
بحالي جي عمل
جڏهن هڪ ملازم ٻيهر ضم ٿيڻ وارو عمل مڪمل ڪري ٿو ۽ پنهنجي نوڪري تي واپس اچي ٿو، ٻيهر ضم ٿيڻ جي مڪمل ٿيڻ کان پوءِ 2 سالن جو وڌ ۾ وڌ برقرار رکڻ وارو مدو لاڳو ٿئي ٿو. ھن ۾ ھڪڙو استثنا آھي جڏھن نوڪر خود انشورنس آھي. انهي حالت ۾، 5 سالن جي برقرار رکڻ واري مدت لاڳو ٿئي ٿي.
وڌ ۾ وڌ 2 سال ملازمت ختم ٿيڻ کان پوء
هڪ ملازم جي ملازمت ڇڏڻ کان پوء، عملدار فائل ۾ (ذاتي) ڊيٽا جو وڏو حصو 2 سالن تائين برقرار رکڻ جي مدت جي تابع آهي.
ھن درجي ۾ شامل آھن:
- روزگار جا معاهدا ۽ ان ۾ ترميمون؛
- استعيفي سان لاڳاپيل خطوط؛
- جائزو ۽ ڪارڪردگي جي جائزي جون رپورٽون؛
- پروموشن/ڊيموشن سان لاڳاپيل خطوط؛
- UWV ۽ ڪمپني ڊاڪٽر کان بيماري تي خطوط؛
- گيٽ ڪيپر امپروومينٽ ايڪٽ سان لاڳاپيل رپورٽون؛
- ڪم ڪائونسل جي رڪنيت تي معاهدو؛
- سرٽيفڪيٽ جي ڪاپي.
گھٽ ۾ گھٽ 5 سال ملازمت ختم ٿيڻ کان پوء
ڪجھ عملدار فائل ڊيٽا 5 سالن جي برقرار رکڻ واري مدت جي تابع آھي. تنهن ڪري نوڪر کي پابند ڪيو ويو آهي ته هو انهن ڊيٽا کي 5 سالن جي عرصي تائين رکڻ کان پوءِ ملازم جي ملازمت ڇڏڻ کان پوءِ. اهي هيٺيان ڊيٽا آهن:
- پگهار ٽيڪس بيان؛
- ملازم جي سڃاڻپ سند جي ڪاپي؛
- قوميت ۽ اصل ڊيٽا؛
- پي رول ٽيڪس سان لاڳاپيل ڊيٽا.
تنهن ڪري انهن ڊيٽا کي گهٽ ۾ گهٽ پنجن سالن تائين رکڻ گهرجي، جيتوڻيڪ اهي عملدار فائل ۾ نوان بيانن سان تبديل ڪيا وڃن.
گھٽ ۾ گھٽ 7 سال ملازمت ختم ٿيڻ کان پوء
اڳيون، نوڪر کي پڻ هڪ نام نهاد 'ٽيڪس برقرار رکڻ جي ذميواري' آهي. اهو نوڪر کي 7 سالن جي عرصي تائين سڀني بنيادي رڪارڊ رکڻ جي پابند آهي. تنهن ڪري هن ۾ بنيادي ڊيٽا، اجرت جي گارنشن، پگهار رڪارڊ ۽ تنخواه جا معاهدا شامل آهن.
برقرار رکڻ جي مدت ختم ٿي وئي؟
جڏهن هڪ پرسنل فائل مان ڊيٽا جي وڌ ۾ وڌ برقرار رکڻ واري مدت ختم ٿي وئي آهي، نوڪر شايد وڌيڪ ڊيٽا استعمال نه ڪري سگهي. هن ڊيٽا کي پوء تباهه ڪيو وڃي.
جڏهن گهٽ ۾ گهٽ برقرار رکڻ جي مدت ختم ٿي وئي آهي، نوڪر سگھي ٿو هن ڊيٽا کي تباهه ڪريو. هڪ استثنا لاڳو ٿئي ٿو جڏهن گهٽ ۾ گهٽ برقرار رکڻ واري مدت ختم ٿي وئي آهي ۽ ملازم ڊيٽا جي تباهي جي درخواست ڪري ٿو.
ڇا توهان وٽ اسٽاف فائل جي برقرار رکڻ جي مدت يا ٻين ڊيٽا جي برقرار رکڻ جي مدت بابت سوال آهن؟ جيڪڏهن ائين آهي، مهرباني ڪري اسان سان رابطو ڪريو. اسان جي روزگار جا وڪيل توهان جي مدد ڪرڻ لاء خوش ٿيندو!