هڪ آجر جي حيثيت سان، توهان صرف اهو ڊيٽا رکي سگهو ٿا جيڪو توهان کي ملازمت جي رشتي ۽ توهان جي قانوني ذميدارين لاءِ گهربل آهي. صحت جي معلومات ڏسڻ لاءِ مکيه استثنا آهي: توهان رڪارڊ ڪري سگهو ٿا ته هڪ ملازم غير حاضر آهي ۽ هو اڃا تائين ڇا ڪري سگهي ٿو، پر ڪڏهن به تشخيص يا بيماري جي نوعيت نه. اهي ٻه قاعدا، مقرر ٿيل برقرار رکڻ جي مدت سان گڏ، اهو طئي ڪن ٿا ته فائل ۾ ڇا وڃي ٿو، ڇا ٻاهر رهي ٿو ۽ اهو ڪيترو وقت رهي سگهي ٿو.
توهان پرسنل فائل ۾ ڇا رکي سگهو ٿا؟
توهان اهو ڊيٽا رکي سگهو ٿا جيڪو ملازمت جي معاهدي کي انجام ڏيڻ ۽ توهان جي قانوني ذميدارين کي پورو ڪرڻ لاءِ ضروري آهي. GDPR (ڊچ ۾: AVG) جي ضرورت آهي ته ذاتي ڊيٽا کي ان مقصد کان وڌيڪ يا وڏي مقدار ۾ نه رکيو وڃي.
عملي طور تي، اهو ڍڪي ٿو:
- نالو ۽ پتو تفصيل ۽ ڄمڻ جي تاريخ؛
- شهري سروس نمبر (برگر سروس نمبر، BSN)؛
- نوڪري جي شروعات ۾ توهان جي تصديق ٿيل سڃاڻپ دستاويز جي ڪاپي؛
- ملازمت جو معاهدو ۽ ڪا به ترميم؛
- پگهار ۽ پگهار جي ڊيٽا؛
- ڪارڪردگي بابت جائزو ۽ خط و ڪتابت؛
- تربيتي رڪارڊ ۽ غير حاضري جون تاريخون؛
- ڊيڄاريندڙن يا تاديبي قدمن جا رڪارڊ.
شهري سروس نمبر ۽ سڃاڻپ دستاويز جي ڪاپي فائل ۾ آهن ڇاڪاڻ ته ٽيڪس ۽ سماجي سيڪيورٽي قانون انهن جي ضرورت آهي. اهو ساڳيو قانوني فرض آهي جيڪو انهن کي قانوني بڻائي ٿو. توهان ڪنهن ٻئي مقصد لاءِ سڃاڻپ دستاويز جي ڪاپي نه گهري سگهو ٿا.
توهان ڪهڙو ڊيٽا نٿا رکي سگهو؟
توهان بيماري جي نوعيت يا سبب، تشخيص، علاج يا دوا کي رڪارڊ نٿا ڪري سگهو. اهو تڏهن به لاڳو ٿئي ٿو جڏهن ملازم توهان کي ان بابت رضاڪارانه طور تي ٻڌائي، ۽ ملازم جي رضامندي سان به.
ڊچ ڊيٽا پروٽيڪشن اٿارٽي (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) بيمار ملازمن بابت پنهنجي پاليسي ضابطن ۾ فهرست ڏئي ٿي ته جڏهن ڪو ملازم بيمار ٿيڻ جي رپورٽ ڪري ته توهان ڇا رڪارڊ ڪري سگهو ٿا. مختصر ۾: هڪ ٽيليفون نمبر ۽ پتو جتي ملازم رهي ٿو، غير حاضري جي متوقع مدت، موجوده ملاقاتون ۽ ڪم، ڇا حفاظتي نيٽ جي فراهمي (vangnetregeling) لاڳو ٿئي ٿي، ڇا غير حاضري ڪم تي حادثي سان ڳنڍيل آهي، ۽ ڇا ذميوار ٽئين پارٽي سان ٽرئفڪ حادثو شامل آهي.
ڪمپني جي ڊاڪٽر (بيڊريجف آرٽس) يا پيشه ورانه صحت جي خدمت کان، توهان اهو پڻ حاصل ڪري سگهو ٿا ۽ رڪارڊ ڪري سگهو ٿا ته ملازم ڪهڙو ڪم ڪري سگهي ٿو ۽ نه ٿو ڪري سگهي، غير حاضري جي متوقع مدت، ڪم لاءِ نااهلي جي درجي ۽ ڪا به سفارش ڪيل ترتيب. طبي فائل پاڻ ڪمپني جي ڊاڪٽر وٽ رهي ٿي. توهان کي ان تائين رسائي ناهي.
ٻيو ڊيٽا جيڪو فائل ۾ شامل نه آهي:
- آرٽيڪل 9 GDPR جي تحت ذاتي ڊيٽا جا خاص درجا، جهڙوڪ مذهب، سياسي راءِ، ٽريڊ يونين جي ميمبرشپ، نسلي اصل ۽ جنسي رجحان، جيستائين ڪو خاص قانوني استثنا لاڳو نه ٿئي؛
- ملازم جي ذاتي زندگي بابت نوٽس جيڪي ڪم تي ڪو به اثر نه ٿا رکن؛
- مئنيجرن پاران لکيل غير منظم ذاتي تاثرات. ملازم شايد اهي ڏسي سگهن ٿا، ۽ اهي اڪثر ڪري تڪرار ۾ لکڻ وقت جي ڀيٽ ۾ تمام مختلف طريقي سان پڙهندا آهن.
توهان ڪيتري وقت تائين عملي جي ڊيٽا رکي سگهو ٿا؟
GDPR ڪو به مقرر عرصو مقرر نٿو ڪري: ڊيٽا کي ضرورت کان وڌيڪ نه رکيو وڃي (آرٽيڪل 5(1)(e) GDPR). AP هيٺ ڏنل دورن کي استعمال ڪري ٿو، جيڪي ملازمت جي اختتام کان ڳڻيا ويندا آهن.
| ڊيٽا | ملازمت ختم ٿيڻ کان پوءِ برقرار رکڻ جي مدت |
|---|---|
| گھڻا عملي ڊيٽا (معاهدو، تشخيص، خط و ڪتابت) | عام طور تي 2 سال |
| اجرت جي ٽيڪس جو بيان (loonbelastingverklaring) ۽ سڃاڻپ جي دستاويز جي ڪاپي | 5 سال |
| ٽيڪس جي مقصدن لاءِ گهربل ڪجهه پگهار ڊيٽا | 7 سال |
جن درخواست ڏيندڙن کي توهان نوڪري تي نه ٿا رکو، انهن جو ڊيٽا عام طور تي درخواست جي طريقيڪار کان پوءِ چئن هفتن اندر ختم ڪيو ويندو آهي. درخواست ڏيندڙ جي رضامندي سان، توهان انهن کي هڪ سال تائين رکي سگهو ٿا.
هڪ برقرار رکڻ جو شيڊول جيڪو انهن دورن کي هر درجي جي مطابق مقرر ڪري ٿو، ۽ جيڪو توهان اصل ۾ لاڳو ڪيو ٿا، هڪ ارادي کان تعميل کي ثبوت ۾ تبديل ڪري ٿو.
ملازم کي ڪهڙا حق آهن؟
ملازم پنهنجي فائل ڏسي سگهن ٿا، غلط ڊيٽا کي درست ڪري سگهن ٿا ۽، مخصوص حالتن ۾، ڊيٽا کي ختم ڪري سگهن ٿا. رسائي جي درخواست هڪ حق آهي، دشمني وارو عمل نه. توهان کي ان جو جواب بغير ڪنهن دير جي ۽ گهٽ ۾ گهٽ هڪ مهيني اندر ڏيڻ گهرجي (آرٽيڪل 12(3) GDPR).
رسائي جون درخواستون اڪثر ڪري روزگار جي تڪرار جي شروعات ۾ اينديون آهن. اهو هڪ سٺو سبب آهي ته فائلون رکو جيڪي توهان ڪنهن به وقت بغير ڪنهن شرمندگي جي ڏيکاري سگهو ٿا.
توهان عملي جي فائل کي ڪيئن ترتيب ۾ رکو ٿا؟
هڪ مقرر ڍانچي ۽ ڪجهه واضح قاعدن سان ڪم ڪريو. اسان جي عملي چيڪ لسٽ:
- هر ملازم لاءِ هڪ فائل هڪ مقرر ڪيل ڍانچي سان رکو، ته جيئن اهو واضح ٿئي ته ان ۾ ڇا آهي.
- ضرورت مند ماڻهن تائين رسائي محدود ڪريو، ۽ رڪارڊ ڪريو ته ڪنهن وٽ رسائي آهي.
- بيماري جي معلومات ڪمپني جي ڊاڪٽر وٽ ۽ عملي جي فائل مان ٻاهر ڇڏيو.
- هر سال هڪ مقرر تاريخ تي برقرار رکڻ جي مدت لاڳو ڪريو، ڪيس جي لحاظ کان نه.
- هي سڀ ڪجهه پنهنجي پروسيسنگ سرگرمين جي رڪارڊ ۾ رڪارڊ ڪريو (آرٽيڪل 30 GDPR). 250 کان گهٽ ملازمن سان تنظيمن لاءِ استثنا هتي گهٽ ئي مدد ڪري ٿو، ڇاڪاڻ ته عملي جي ڊيٽا کي باقاعدي طور تي پروسيس ڪيو ويندو آهي. رجسٽر اڪثر ڪري پهريون دستاويز هوندو آهي جيڪو نگران اختيار طلب ڪندو آهي.
تت ۾
- صرف اهو ڊيٽا رکو جيڪو توهان کي ملازمت جي معاهدي ۽ توهان جي قانوني ذميدارين لاءِ گهربل آهي.
- ڪڏهن به تشخيص يا بيماري جي نوعيت کي رڪارڊ نه ڪريو، ملازم جي رضامندي سان به نه؛ ڪمپني جي ڊاڪٽر کان ڪم جون حدون رڪارڊ ڪري سگهجن ٿيون.
- گهڻن عملي جي ڊيٽا ملازمت ختم ٿيڻ کان 2 سال پوءِ جاري ڪئي ويندي آهي؛ اجرت ٽيڪس اسٽيٽمينٽ ۽ سڃاڻپ دستاويز جي ڪاپي 5 سالن کان پوءِ؛ ڪجهه پگهار جي ڊيٽا 7 سالن کان پوءِ.
- هڪ مهيني اندر رسائي جي درخواست جو جواب ڏيو.
- شيڊول ۾ هر درجي لاءِ برقرار رکڻ جي مدت مقرر ڪريو ۽ انهن کي هر سال لاڳو ڪريو.
وچان وچان سوال ڪرڻ
ڇا مان ملازم جي پاسپورٽ جي ڪاپي رکي سگهان ٿو؟
ها، ٽيڪس ۽ سماجي سيڪيورٽي قانون سازي جي تحت گهربل سڃاڻپ لاءِ. ملازمت ختم ٿيڻ کان پوءِ ان کي 5 سالن تائين رکو، ۽ ان کي ڪنهن ٻئي مقصد لاءِ استعمال نه ڪريو.
ڇا مان نوٽ ڪري سگهان ٿو ته ڪو ملازم بيمار ڇو آهي جيڪڏهن اهو مون کي ٻڌائي؟
نه. توهان بيماري جي نوعيت يا سبب کي رڪارڊ نٿا ڪري سگهو، جيتوڻيڪ ملازم رضاڪارانه طور تي ان جي اجازت ڏئي يا رضامندي ڏئي. توهان متوقع مدت ۽ ملازم اڃا تائين ڪهڙو ڪم ڪري سگهي ٿو رڪارڊ ڪري سگهو ٿا.
پڪ ناهي ته توهان ڪٿي بيٺا آهيو؟ اسان کي پنهنجي صورتحال بابت ٻڌايو. اسان توهان کي هڪ ڪم ڪندڙ ڏينهن اندر توهان جي اختيارن کان آگاهه ڪنداسين.
ڪيئن Law & More اسان جي ويب سائيٽ تي وضاحت ڪئي وئي آهي ته ان ۾ توهان جي مدد ڪري سگهي ٿي ملازمت جو وڪيل صفحي.
